Die conject AG stellt eine Web-Anwendung vor, die den Versand von Plänen vereinfachen soll:
München, 10.12.2010 - Website aufrufen, Empfänger- und Absender-Adresse eintragen, Datei anhängen und los: So einfach lassen sich jetzt auch große Pläne versenden. Die von conject (München) speziell für Planer entwickelte Web-Anwendung „sixbee.de“ leistet aber mehr als konventionelle File- Sharing-Tools: Sie bietet beispielsweise eine automatisch geführte Planlieferliste, auch für mehrere Beteiligte. „Das Nutzer-Feedback während der Beta-Phase hat zudem zu Detail-Verbesserungen geführt, von denen die Anwender sofort profitieren – wie die Empfangsbestätigung nach erfolgreichem Download“, berichtet Projektleiter Peer Wiesner.
Wer häufig große Dateien austauschen muss, kennt die Probleme: E-Mail-Programme sind nicht für große Anhänge ausgelegt, manche Empfänger-Systeme lehnen schon ein Volumen ab 2 MB ab. Wer Glück hat, bekommt noch eine automatische Antwort, dass die Mail nicht zugestellt wurde. Im schlimmsten Fall schnappt der Spamfilter zu. Umständlich wird es, wenn die große Datei gestückelt und in kleinen Häppchen auf die Reise geht – ein sehr aufwändiges Verfahren. Wer auf ftp-Server ausweicht, braucht schon etwas mehr EDV-Kenntnis und muss auf korrekt geschriebene Links achten – außerdem lässt nicht jeder Administrator andere Personen auf „seinen“ Server zugreifen. Sicher, aber weder schnell noch zeitgemäß ist die Variante „CD brennen und per Post verschicken“. Und in allen Fällen gilt: Hinzu kommt der Aufwand, eine Liste über die Versanddaten zu führen – Alltag im Planungsbüro. Naheliegend, diesen Prozess ins Internet zu verlagern. Mit sixbee.de steht jetzt eine Web-Plattform zur Verfügung, die den Transfer auch sehr großer Datenmengen einfach zulässt, speziell für Architekten und Ingenieure entwickelt wurde und die zudem administrative Aufgaben übernimmt. Nach Abschluss der Beta-Phase zum Jahresende 2010 sind nun auch Anwender-Wünsche in das Web-Tool eingeflossen.
Einfach, schnell und sicher.
Datentausch ist der Basis-Service von sixbee.de. Das Prinzip: E-Mail-Adressen von Empfänger und Absender eintragen, Datei anhängen – und los. Im Hintergrund speichert sixbee.de die Plandaten auf einem sicheren Server, der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link und kann die Daten dann herunterladen. Die Dateigröße spielt keine Rolle, Pläne müssen nicht erst gestückelt und dann vom Empfänger wieder zusammengeführt werden. Verschlüsselungs-Codes schließen aus, dass Fremde an die Daten gelangen. Auch die Spamfilter werden nicht aktiv: Die „kleine“ Benachrichtigungs-Mail ohne Anhänge stört die meisten „Eingangs-Wächter“ nicht.
Volle Kontrolle
„Uns ist klar, dass ein Angebot zum Datenversand nur die erste Stufe für Planer ist, um Arbeit effizienter zu koordinieren. Ebenso ist beispielsweise eine Dokumentation über die Lieferdaten wich tig“, weiß Peer Wiesner. Deshalb bietet sixbee.de auch eine Planlieferliste. Diese zeigt dem Nutzer stets aktuell alle Daten und Termine seiner Lieferungen – das Führen von Tabellen entfällt. Einzige Voraussetzung ist eine Registrierung. „Das stellt sicher, dass nur der User entscheidet, wer Zugriff auf seine Daten bekommt“. Weil die Liste automatisch erzeugt (und nicht manuell eingegeben) wird, entfällt auch die Fehlerquelle „Falscheingabe von Daten“: Jederzeit lässt sich genau sagen, wann an wen welche Pläne heraus gingen. Verzugsanzeigen oder ähnlichen Vorwürfen lässt sich so einfach und nachvollziehbar begegnen. Wer dennoch Papier braucht: Eine Ansicht der Lieferliste im pdf- Format lässt sich direkt aus dem Anwendung ausdrucken. Die volle Kontrolle reicht bis zum Nachweis, dass der Empfänger die Daten herunter geladen hat – ein grünes Häkchen neben der Nachricht gibt sofort Aufschluss darüber. „Ob der Plan dann auch gelesen wurde, kann zwar immer noch nicht mit Gewissheit gesagt werden“, sagt Peer Wiesner, „aber der Planer hat den Beweis, dass sein Auftraggeber oder Geschäftspartner die Daten erhalten hat.“ Die nächste Stufe für User ist, sixbee.de gemeinsam mit anderen Mitarbeitern in einem Büro zu nutzen. So sind alle Kollegen immer auf dem aktuellen Stand – unabhängig von der individuellen Arbeitszeit. Jeder hat die Übersicht über die Versandaktivitäten der Kollegen, das Suchen in der Mailablage entfällt. „Funktioniert wie Ihre Assistenz – nur ohne Feierabend“, schmunzelt Wiesner.
Gemeinsam verbessert, gemeinsam verbessern
In der Beta-Phase wurde die Software auf Herz und Nieren geprüft. So flossen Meinungen und Kommentare der Anwender in die Arbeit der Entwickler in München ein. „Das hat noch besser geklappt als erwartet – aber so funktioniert kundengerechte Programmierung im Zeitalter von Blogs und Communities“, freut sich Wiesner. Der häufigste Wunsch war die automatische Empfangsbestätigung. Weitere Features, die durch die Ideen der Nutzer verändert bzw. hinzugefügt wurden, sind:
- Erneuter Versand von Plänen per Klick aus der Planliste heraus.
- Auswahl von Mailadressen aus Versandlisten (auch für Verteilergruppen).
- Zuordnung von Planlieferungen zu unterschiedlichen Projekten.
- Automatische Signatur bei jeder Nachricht.
► Weitere Informationen: sixbee.de
► Siehe auch: IBPM - Projektraum - Projektplattform bei bauzeitenplaner.de
